KLH-CTIS-01, Státní ústav pro kontrolu léčiv

Verze 2, ze dne 15.5.2023 Pokyn Etické komise SÚKL a Etických komisí pro multicentrická klinická hodnocení stanovuje požadavky na dokumenty předkládané k žádosti o povolení části II klinického hodnocení:

1. Informace pro pacienta / informované souhlasy (dále jen IP/IS) (bude vkládáno v CTIS do Part II – Subject information and informed consent form)

Předkládá se česká verze informací pro pacienta/informovaného souhlasu splňující požadavky stanovené nařízením 536/2014, kapitolou V a směrnicí GCP ICH E6 (R2) v bodě 4.8.10
Nepředkládá se originál anglické verze, tu nebudeme posuzovat, ani schvalovat. Není přípustné předkládat dvojjazyčné verze.
V případě zařazování cizinců, kdy musí být text informací pro pacienta/informovaného souhlasu v jazyce, kterému prokazatelně cizinec rozumí (nejlépe v rodném jazyce), je požadováno zajistit certifikovaný překlad schválené české verze dokumentu. Tento dokument bude předložen prostřednictvím CTIS jako nepodstatná změna (non-substantial amendment).
V případě zařazování nezletilých jedinců požadujeme předložit písemné informace pro pacienta pro věkovou skupinu 12 – 14 let a 15 – 17 let. Podpisem tohoto dokumentu nezletilý stvrzuje svou svobodnou vůli účastnit se klinického hodnocení. Mladší nezletilí jedinci mohou podepsat informovaný souhlas spolu s rodiči, tedy na stejný dokument, aby tak vyjádřili svou vůli účastnit se klinického hodnocení. Podpis nezletilých mladších 11 let není povinný.
Všechny verze IP/IS mají obsahovat následující informace:
- Jeden stejnopis zůstane v centru klinického hodnocení
- Souhlas s nahlížením do zdrojové dokumentace (zdravotnické dokumentace) vedle monitorů auditorů, zástupců regulačních autorit/ lékových úřadů, členů etické komise i pro členy studijního týmu
- EU CT number
- Sdělení, že výsledky klinických hodnocení naleznou na webu EMA (https://euclinicaltrials.eu), nikoli na webu SÚKL či Clinical Trials Register
- Pro dotazy na etickou komisi uvádět e-mailovou adresu: eticka.komise@suklcz; nelze uvádět telefonní čísla
Při přípravě informací pro pacienta doporučujeme řídit se pokynem KLH-22 - zde

2. Materiály určené SH (bude vkládáno v CTIS do Part II – All documents)

Zadavatel je povinen předložit materiály určené subjektům hodnocení v českém jazyce:
Deníky, kartičky s informací o účasti v klinickém hodnocení, dotazníky aj.
Dotazníky je možné předložit v angličtině pouze v případě, že je bude vyplňovat spolu se subjektem hodnocení lékař.
Budou-li dotazníky v elektronicky podobě, je třeba předložit print screeny.
Návody k užívání léčivých přípravků, je-li aplikovatelné (např. v případě aplikace přípravu subjektem hodnocení, kdy se jedná o podání subkutánně, intramuskulárně aj.)
Návody k použití zdravotnického prostředku – je-li aplikovatelné. Pro zdravotnické prostředky požadujeme předložit CE značku, Declaration of Conformity, návod v č.j., sdělení, jak bude zajištěn servis aj.

Pokud se bude jednat o zdravotnický prostředek, který nezískal CE značku od žádné autority EU, ale je schválen k užívání např. FDA, je třeba doložit zdůvodnění, proč by měl být takový zdravotnický prostředek použit a nemůže být nahrazen jiným, certifikovaným v EU a sdělení, že bude použit pouze pro věděcké/výzkumné účely, nikoli pro poskytování léčebné péče. Dále je třeba předložit další výše uvedené dokumenty (např. návod k použití v českém jazyce, jak bude zajištěno proškolení k užívání zdravotnického prostředku, jak bude zajištěn servis…).

Pokud by se jednalo o zdravotnický prostředek nikde neregistrovaný, je třeba předložit prohlášení, že zadavatel požádal či požádá o klinickou zkoušku zdravotnického prostředku na příslušném útvaru SÚKL (Sekce zdravotnických prostředků).

Upozorňujeme zadavatele, že má povinnost zajistit kontakt pro případ poruchy či jiných potíží se zdravotnickým prostředkem (např. Helpdesk), tento kontakt musí být schopen komunikace v č.j.
Zadavatel je povinen uvést v žádosti, pokud budou v klinickém hodnocení používány i zdravotnické prostředky!

3. Náborové materiály (bude vkládáno v CTIS do Part II – Recruitment Arrangements)

Zadavatel předloží vyplněnou šablonu č. 1 „Nábor subjektů hodnocení a získávání Informovaného souhlasu“; pokud zadavatel nepoužije tuto šablonu, je třeba doložit stejné informace v jiném dokumentu a sdělit, kde jsou uvedeny.
Dále předloží všechny náborové materiály (reklamu, letáky, event. jiné materiály)
V případě náborových materiálů v jiném než tištěném formátu (zvukové, video..), je třeba předložit i tyto formáty.

4. Zkoušející (bude vkládáno v CTIS do Part II – Suitability of the investihator)

Pro schválení zkoušejícího nebo pouze pro hlavního zkoušejícího v případě, že se na klinickém hodnocení bude v centru podílet více lékařů, musí být předloženy následující dokumenty:
Aktuální životopis – použijte přiloženou šablonu č. 2 – Životopis zkoušejícího a šablonu č. 3 Prohlášení o střetu zájmů zkoušejícího, které lékař vyplní v č.j., datuje a podepíše. Pokud by zkoušející nepoužil šablonu č. 2 pro CV, musí jiný formát CV obsahovat všechny údaje uvedené v této šabloně.
Pokud bude využit CV formulář zadavatele a vyplněn v angličtině, musí být předložen seznam center a hlavních zkoušejících v české jazyce včetně diakritiky, která je velmi důležitá, a včetně všech titulů lékaře.
Pokud zkoušející nepředloží certifikát správné klinické praxe a bude uvádět absolvování školení v CV, je nutné uvést měsíc i rok a společnost, která školení zajišťovala. Certifikát správné klinické praxe nesmí být starší 3 let.
Podpis CV a prohlášení o střetu zájmů může být buď vlastní rukou nebo elektronicky. V případě elektronického podpisu je nutný uznávaný nebo kvalifikovaný podpis.
Zadavatel nepředkládá ani seznam spolu-zkoušejících či dalších členů studijního týmu, ani doklad o proškolení v zásadách správné klinické praxe zkoušejícího nebo hlavního zkoušejícího – tyto dokumenty musí být na centru k dispozici pro monitoring, inspekce a audity.

5. Centrum klinického hodnocení (bude vkládáno v CTIS do Part II – Suitability of the facilities)

Pro schválení klinického centra požadujeme předložit vyplněnou šablonu č. 4 Vhodnost studijního centra.
Pro nestátní zdrav. zařízení je povinností doložit doklad (scan), že se jedná o zdravotnické zařízení (vydaný krajským úřadem) a rozsah povolené činnosti (odbornosti – např. ortopedie, interna…)
V případě, že některá vyšetření či výkony dané protokolem nebude provádět přímo centrum, je třeba uvést, kdo je bude zajišťovat (např. MRI, CT, oční vyšetření, ECHO…)
Pro centra provádějící bioekvivalenční studie (BE), studie farmakokinetiky a F-I-H (First-in-Human, první podání člověku), která v souladu s § 54 odst. 3 zákona č. 378/2007 Sb., o léčivech ve znění zákona 66/2017, musí být držiteli certifikátu správné klinické praxe vydaném SÚKL, je třeba tento certifikát doložit (scan certifikátu).
Formulář vhodnosti centra by měl podepsat vedoucí centra (primář odd. či přednosta kliniky) nebo hlavní zkoušející. Je nezbytné ve formuláři uvést i název a adresu centra.
Formulář lze podepsat vlastní rukou nebo elektronicky uznávaným nebo kvalifikovaným podpisem.

6. Pojištění (bude vkládáno v CTIS do Part II – Proof of insurance cover or indemnification)

Požadujeme předložit celou pojistnou smlouvu včetně pojistných podmínek (v č.j. nebo dvojjazyčnou verzi). Předložení pojistných podmínek je naprosto nezbytné.
Prohlášení zadavatele, jak bude zajištěno odškodnění újmy na zdraví, která se projeví až po ukončení klinického hodnocení a ukončení pojistné smlouvy, pokud půjde prokazatelně o újmu na zdraví způsobenou účastní v proběhlém klinickém hodnocení.

7. Zpracování osobních údajů (bude vkládáno v CTIS do Part II – Compliance with national requirements on Data Protection)

Předložení zadavatelem podepsaného „Prohlášení zadavatele ke zpracování osobních údajů v daném klinickém hodnocení“ - formuláře č. 5
V případě zadavatele ze 3.země by měl být formulář podepsán tímto zadavatelem, nikoli zástupcem společnosti či CRO, kteří jsou usídleni na území EU.
Zadavatel může tento dokument nahradit prohlášením, které vkládá do PART I do části Forms tím, že stejný dokument vloží do části II – „Compliance with national requirements on Data Protection“

8. Biologické vzorky k budoucímu výzkumu (bude vkládáno v CTIS do Part II – Compliance with use of Biological samples)

Souhlas subjektu hodnocení s uchováváním a využitím biologických vzorků získaným v průběhu klinického hodnocení pro budoucí výzkum může být součástí Informací pro pacienta/informovaného souhlasu, kde bude vyžadován samostatný podpis pro tento souhlas, nebo předložen jako samostatný dokument, který bude subjekt hodnocení podepisovat.
Sdělení předložené k souhlasu by mělo obsahovat informaci, jak dlouho budou vzorky uchovávány, budou-li stále pseudonymizované nebo plně anonymizované, případně hlavní účel (např. k budoucímu výzkumu ve vztahu k danému onemocnění, k léčbě tohoto onemocnění, genetické vyšetření nebo jen obecně bez určení).
Zadavatel rovněž předloží vyplněnou šablonu č. 7, kde uvede informace nejen ke vzorkům pro budoucí výzkum, ale rovněž k odběrům v rámci klinického hodnocení. Požadujeme vyplnit kompletně tento dokument.

9. Odměny a kompenzace pro subjekty hodnocení (bude vkládáno v CTIS do Part II – Financial and other arrangements)

Popis nejen výše náhrad výdajů, kompenzací a event. odměn subjektu hodnocení, ale i jejich forma.
V případě, že bude vyplácena náhrada ušlé mzdy, je třeba uvést koho ušlé mzdy a jak bude počítána.
V případě použití platebních karet je třeba splnit následující podmínky:
- Subjekt hodnocení nesmí mít s použitím karty žádné výdaje (poplatky za výběry či nepoužití karty…)
- Komunikace pro používání karty či problémy s ní musí být zajištěna v češtině, nesmí být odkaz na zahraniční telefonní čísla, kdy by hovor hradil subjekt hodnocení.
- Doporučujeme, aby byla možnost volby i jiného proplácení kompenzací než jen platební kartou.
- Pro použití platebních karet bude vždy brán v úvahu zdravotní stav subjektů hodnocení tak, ab byli schopni s platební kartu používat. Tzn. nepřichází v úvahu u subjektů hodnocení v akutních stavech, bezvědomí, omezenými mentálními schopnostmi (Alzheimer, demence…)
- Šablona č. 6 Kompenzace pro účastníky studie; pokud nepoužije zadavatel přiloženou šablonu, uvede odkazy, kde lze všechny informace uvedené v šabloně nalézt.

10. Finanční krytí – jak bude KH financováno (bude vkládáno v CTIS do Part II – Financial and other arrangements)

Popis, jak bude klinické hodnocení hrazeno.

11. Doklad o zaplacení poplatku (bude vkládáno v CTIS do Part II – All documents)

Vzhledem k zapojení dalších etických komisí do posuzování žádostí o povolení klinického hodnocení předložených prostřednictvím CTIS, žádáme zadavatele, aby vyčkali s platbou poplatku až po určení, která etická komise bude posuzovat jejich klinické hodnocení.
Žádáme zadavatele, aby pro posouzení části II dokumentace uvedli fakturační údaje a emailovou adresu, kam jim bude zaslána faktura k uhrazení poplatku, pokud se bude posuzovat jejich žádost jedna z etických komisí pro multicentrická klinická hodnocení.
Bude-li přidělena etická komise-SÚKL, bude zadavatel postupovat dle pokynu UST-29 - Doklad o zaplacení poplatku za posouzení části II dokumentace žádosti o povolení klinického hodnocení nebo významné změny k části II povoleného klinického hodnocení s uvedením variabilního čísla dle pokynu UST-29, kódy K-023 až K-028.
V příloze číslo 8 je uvedena výše poplatků za posouzení části II dokumentace – výše poplatků bez DPH (platby etické komisi SÚKL) a výše poplatků včetně DPH (platby etickým komisím pro multicentrická klinická hodnocení).

KLH-CTIS-01, verze 2 ze dne 15. 5. 2023