Zápis ze schůzky se zástupci asociací ze dne 9.7.2008

   

Za asociace (ČAFF, AIFP, AFM, SVOPL) přítomni: J. Urban, Z. Rothová, K. Zanášková, A. Dvořák, L. Kroček, D. Petříková, L. Melichar, P. Kovář

Za SÚKL přítomni: I. Koblihová, H. Tutterová, T. Melen

Přítomní souhlasili se zveřejněním zápisu z jednání na webové stránce SÚKL.

Program:  
  1. vyhláška č. 228/2008 Sb. o registraci – požadavek předkládání dokumentace v eCTD
  2. neintervenční studie – nový přístup SÚKL, nový pokyn UST-35 NPS
  3. cenová deregulace – oznamovací povinnost výrobců – cena původce
  4. verze 2 pokynu UST - 23

K jednotlivým bodům programu: 

1. vyhláška č. 228/2008 Sb. o registraci – požadavek předkládání dokumentace v eCTD

  • Stručné představení formátu eCTD.
  • SÚKL seznámil přítomné zástupce asociací s novým způsobem předkládání registrační dokumentace, ke které došlo k 1.7.2008 v důsledku nabytí účinnosti vyhlášky č. 228/2008 Sb. o registraci léčivých přípravků.

citace § 3 vyhlášky:

Žádosti a další dokumentace předkládané Ústavu, jde-li o humánní přípravky, nebo Veterinárnímu ústavu, jde-li o veterinární přípravky, musí být předloženy v elektronické podobě, pokud ve zvláštních případech není s Ústavem, jde-li o humánní přípravky, nebo s Veterinárním ústavem, jde-li o veterinární přípravky, dohodnuto jinak. Při zpracování žádosti a další dokumentace v elektronické podobě se v případě humánních přípravků použije elektronický formát eCTD podle pokynů Ústavu; tento formát se použije i pro informace a zprávy podávané podle této vyhlášky v elektronické podobě Ústavu.“Podle dotazů a připomínek zaslaných  SÚKL lze usuzovat, že někteří zástupci farmaceutických firem se domnívají, že eCTD znamená převedení papírové verze do elektronického formátu, např. skenováním listinné verze žádosti. K tomu SÚKL odkázal na veřejně dostupné zdroje informací, které se týkají eCTD:popis eCTD: http://en.wikipedia.org/wiki/ECTDtechnická specifikace eCTD od EMEA: http://estri.ich.org/eCTD/eCTD_Specification_v3_2.pdf Dále bylo k bodu 1. zmíněno následující:

  • eCTD je jednotný formát, ve kterém lze pracovat, umožňuje zachovat historii dokumentu a  všechna doplnění původní žádosti lze snadno přiřadit.
  • eCTD platí pro žádosti podané po 1.7. 2008. Rozhodnutí vydaná SÚKL po nabytí účinnosti této vyhlášky na základě non - eCTD podkladů jsou napadnutelná (rozhodnutí vydaná nezákonným způsobem, zranitelnost pro SÚKL i firmy – konkurence).
  • Vyhláška připouští „zvláštní případy“, kdy je možné se s Ústavem „dohodnout“ jinak. Tyto případy budou rámcově vymezeny aktualizovaným pokynem REG-84 s ohledem na dostupnost léčivých přípravků, minimalizaci administrativní zátěže žadatelů, ohrožení evropských procedur, apod. Případy budou posuzovány individuálně v rámci každé žádosti.
  • eCTD formát se nepožaduje u běžících žádostí předložených před nabytím účinnosti nového zákona o léčivech, tzn. před 31.12.2007.
  • Žádosti s předem domluvenými termíny předložení v letošním roce, tzn. registrační procedury s ČR jako RMS (vzájemného uznávání, decentralizovaná) budou zahájeny tak, jak bylo domluveno. Je nezbytné v průvodním dopise odůvodnit nepředložení eCTD - byl domluven non-eCTD formát (např. z časových důvodů nelze přepracovat, ohrožení EU procedury, dostupnost LP apod.)
  • SÚKL je schopen na úrovni validace identifikovat  eCTD formát. Žádosti, které nebudou považovány za „zvláštní případy dohodnuté se SÚKL jinak“, budou přerušeny již ve validační fázi. V současné době SÚKL připravuje  rozšíření datového úložiště  a „nástroje“ na zpracování eCTD.
  • Diskutována možnost předložení  eCTD formátu dokumentace při posledním prodloužení. Dle vyjádření zástupců asociací nelze z důvodu, že starší dokumentace není ani v CTD verzi (původní členění do 4 Modulů), možné ji převádět.
  • Zástupce ČAFF se odkazoval na dřívější, blíže nespecifikované dohody se SÚKL o postupu implementace předkládání eCTD v souladu s ostatními státy EU. Tyto dohody nejsou podle zástupce ČAFF dodrženy. V té souvislosti SÚKL odkázal na zavedení povinného formátu eCTD do právního systému jak ve směru k žadatelům, tak ve směru k SÚKL.
  • Zástupci asociací vyjádřili požadavek na možnost konzultace k formátu žádosti před jejím podáním (pre-submission meetingy). SÚKL doplní informaci o možnosti konzultace do pokynu REG – 84.
  • Diskutována možnost uspořádat seminář na téma eCTD. SÚKL navrhne termín poté, co jednotlivé asociace ověří zájem o seminář mezi svými členy.
  • SÚKL prezentoval doposud obdržené připomínky k REG-84 současně s odpovědí na každou z nich:
  1. Q: Zákon o léčivech (378/2007 Sb. o léčivech) nestanoví žádnou formu, ve které má být podána žádost o registraci či o jejich změnu. Tentýž zákon neobsahuje žádné zmocnění pro MZd ČR, aby stanovilo formu této žádosti.
    A: Zmocnění je dáno § 26 odst. 7 zákona o léčivech:  „Prováděcí právní předpis stanoví bližší vymezení obsahu a úpravy údajů a dokumentace k žádosti.
  2. Q: Ústava ČR stanoví v čl. 2 odst. 3 a 4: „(3) Státní moc slouží všem občanům a lze ji uplatňovat jen v případech, v mezích a způsoby, které stanoví zákon. (4) Každý občan může činit, co není zákonem zakázáno, a nikdo nesmí být nucen činit, co zákon neukládá.“ Protože zákon o léčivech nedovoluje MZ ČR stanovit vyhláškou náležitosti formy žádosti, nemůže tak vyhláška  učinit a pokud tak činí, ukládá povinnost, kterou zákon nezná a byla by tak v rozporu s Ústavou
    A:
    viz 1)
  3. Q: Vyhláška o registraci neobsahuje žádné přechodné ustanovení, které by řešilo, od kdy je výše zmíněná povinnost dána. Jako jistá forma řešení se jeví využití pojmu „zvláštní případy“: v takovém případě by SÚKL definoval v REG-84 jako zvláštní případy všechny žádosti podané po účinnosti vyhlášky až do (např.) 31. prosince 2008.
    A: Povinnost je dána ode dne účinnosti vyhlášky, tedy od 1. července 2008. SÚKL nemá kompetenci zavádět „přechodná ustanovení“.
  4. Q: Z návrhu pokynu REG-84 není zřejmé, co je eCTD – zda tím má být rozuměna pouze elektronická forma, zda chce SÚKL používat nějakou formu XML dokumentů, nebo stačí DOC, PDF?
    A: Viz výše – představení eCTD. Jiná forma než eCTD je neakceptovatelná.
  5. Q: Deadline pro dokončení implementace všech nástrojů pro podávání dokumentace v „pravém“ eCTD formátu do Evropské agentury je konec roku 2009 s tím, že i NRA budou koordinovat tento časový horizont. V rámci harmonizovaného postupu národních lékových agentur a agentury evropské by opravený text vyhlášky MZd ČR měl ctít to, co se dojednává mezi jednotlivými státními autoritami na evropské úrovni.
    A: K tomuto Ústav uvádí, že proti původnímu plánu Evropské komise a EMEA došlo k posunu harmonogramu. EMEA http://www.emea.europa.eu/pdfs/human/regaffair/56336607en.pdf  doporučuje od 1.1.2009 pouze elektronický formát dokumentace a od 1.7.2009 doporučuje pouze používání formátu eCTD. Jelikož EMEA definuje nejzazší termín používání eCTD, v rámci harmonizace ČR stanovila termín zavedení eCTD od 1.7.2008 s tím, že vyhláška připouští „zvláštní případy“, které budou rámcově vymezeny pokynem REG-84.
  6. Q: Opakovaný požadavek na zavedené přechodného období a harmonizace s termíny zveřejněnými na stránkách EMEA, firmy nebudou schopny získat od svých centrál eCTD.
    A:
    SÚKL nemá kompetence na zavedení přechodného období, po určitou omezenou dobu lze řešit „zvláštními případy“ a „dohodou“ – viz výše.
  7. Q: Návrh pokynu byl uveřejněn k připomínkám na webu SÚKL dne 4.7.2008 – zpětná platnost      pokynu od 1.7.2008 není vhodná, pokyn by měl platit až po uveřejnění platné verze.
    A: Pokyn REG-84 nebude uveden se zpětnou platností, nicméně vyhláška 228/2008 Sb. je účinná k 1.7.2008, a žadatelé i SÚKL se jí musí řídit.
  8. Q: Na citovaných webových stránkách nejsou uveřejněny formuláře žádostí pro všechny typy procedur (pouze nová registrace, změna a prodloužení) a také pokyn pro Modul 1 v eCTD, který byl zveřejněn v květnu 2008, předpokládá 6měsíční přechodné období. Navíc v § 3 odst. 5 vyhlášky je řečeno, že „Vyplněný formulář žádosti v elektronické podobě se předloží ve formátu upřesněném příslušným ústavem způsobem umožňujícím dálkový přístup.” Toto navrhovaný pokyn to neřeší.
    A:  Prozatím neřeší, formuláře žádostí budou připraveny tak, aby byl zajištěn dálkový přístup (podobně jako žádosti na CAU).
  9. Q: Pokyn sice navrhuje „přechodné období“, ve kterém je možno žádosti a dokumentace předkládat prozatím „pouze na elektronickém nosiči dat (CD nebo DVD)“. Nespecifikuje však, jak v tomto případě předkládat formuláře žádostí, průvodní dopis a formuláře dokladů o zaplacení správního poplatku a náhrady výdajů, které jsou nedílnou součástí veškerých podání a dosud bylo požadováno jejich předložení v papírově podobně s originálním podpisem pověřené osoby.
    A: Pokyn nevymezuje „přechodné období“, ale zvláštní případy po dohodě se SÚKL – viz výše. Pokud žádost bude posuzována jako „zvláštní případ“, předkládá se vše jako dosud (upozornění, že i podle staré vyhlášky se formulář žádosti předkládal elektronicky).
  10. Q: Navrhovaný REG-84 je sice o elektronické verzi registrační dokumentace, ale měl by obsahovat i odkaz na starší pokyn REG-76 (požadavky na SPC, PIL, obaly…)
    A: REG-76 byl zrušen k 1.5.2008
  11. Q: Bude tento internetový zdroj (REG-84) skutečně jediný dostupný a nebude již vydán SÚKL žádný jiný relevantní formulář/pokyn?
    A: Prozatím ano, SÚKL plánuje v maximální možné míře využít EU zdroje informací. 
  12. Q: Musíme opravdu předělat všechny dokumentace „na skladě“ už na elektronickou verzi? 
    A: Ano, pokud bude tato dokumentace předkládaná SÚKL, viz výše, kromě situací, kdy bude ve zvláštních případech dohodnuto se SÚKL jinak.
  13. Q: K umožnění předkládání dokumentace v eCTD formátu bude potřeba speciální software/informační systém, s tím jsou spojené nemalé investice. Mohlo by být účelné, rozčlenit společnosti dle obratu nebo počtu registrovaných přípravků na ty, pro které bude závazné předkládání v eCTD formátu již nyní, a na ty, pro které bude nastaven konkrétní časový plán. 
    A: Právní předpis nepřipouští „úlevy“ pro firmy s malým obratem nebo nízkým počtem registrovaných LP. Lze předložit návrh odůvodnění, proč firma nepředkládá v eCTD, které bude individuálně posouzeno a žadatel bude vyrozuměn v případě, že odůvodnění nebude akceptovatelné. Non eCTD žádosti a dokumentace vede k prodlužování registračního řízení, zvyšování nákladů na straně žadatele i regulátora a komplikacím v průkazu postupu obou stran.
  14. Q: My jako společnost  jsme "zdědili" dokumentaci po jiné společnosti k přípravkům registrovaným v r. 1969, dokumentace je v NTA formátu. Přípravky jsou od toho roku nepřetržitě na trhu a jejich bezpečnostní potenciál je dle předložených PSUR velmi příznivý. Předkládání např. změn u těchto přípravku z důvodu existence NTA formátu tak není v současné době možné a není možné z kapacitních důvodů rychlý převod dokumentace na eCTD formát, také s ohledem na fakt, že řadu klinických a preklinických kapitol by s ohledem na rok registrace přípravků nebylo možné naplnit. Pro tyto případy by bylo vhodné, kdyby existovala výjimka. Nařízení může být pro tyto společnosti mnohdy kritické a přítomnost některých generik (i originálů) na trhu tak může být ohrožena.
    A: Dokumentace registrovaných LP procházela před vstupem do EU akcí UPDATE a firma musela v rámci toho předložit aktualizovanou dokumentaci. Je možné v případech rizika výpadku důležitých LP z trhu využít možnosti dohody se SÚKL ve zvláštních případech – viz výše – a předkládat změny tak, jako dosud.
  15. Q: Přípravky, u kterých byla poslední žádost o prodloužení registrace podána a akceptována v NTA formátu, vč. následných změn, zařadit do „zvláštních případů“
    A: SÚKL zváží akceptovatelnost návrhu.
  16. Q: Naše registrační oddělení v průběhu měsíce června připravilo řadu změn, které plánovalo podat začátkem tohoto měsíce Ústavu, jedná se o přípravek registrovaný MRP, RMS Dánsko. Budou akceptovány v neelektronické podobě?
    A: Ano, u MRP procedur, kdy ČR je v roli CMS je odůvodněné nepředložení v eCTD, potřeba doložit zdůvodnění v průvodním dopise.
  17. Q: Budou akceptovány žádosti o prodloužení registrace přípravků registrovaných v r. 1969 v CZ v non-eCTD podobě (s dokumentací v NTA formátu)? Žádost o prodloužení musí být s podána začátkem příštího roku.
    A: Viz výše, potřeba doložit zdůvodnění.
  18. Q: Návrhu pokynu rozumím tak, že veškerou dokumentaci máme od tohoto okamžiku předkládat SUKL výhradně na CD-ROM?
    A: Otázka nosiče (CD,DVD) není totožná s formátem eCTD – viz představení eCTD v úvodu.
  19. Q: Můžeme očekávat nějaká upřesnění k požadavkům na eCTD ze strany SUKL? V jakém časovém horizontu?
    A: SÚKL plánuje aktualizaci návrhu pokynu REG – 84 podle obdržených podnětů a připomínek, dále doporučujeme využít  informace zveřejněné na stránkách EMEA a ICH. Pokud bude zájem zorganizujeme seminář/workshop (podle sdělení asociací – viz výše).
  20. Q: Chtěla bych se zeptat, zda máme nadále předkládat průvodní dopisy, potvrzeni o úhradě nákladů a správního poplatku a formuláře žádosti v papírové podobě, či zda bude SÚKL požadovat vše jen na CD-rom? 1 či 2 kopie?
    A: Prozatím jako dosud, pokud máte zajištěn  elektronický  podpis, lze elektronicky.
  21. Q: Je akceptovatelný NEES formát (v současné době akceptovatelný v BE, UK, PT, ES,  FR, NL,  DK)?  eCTD (with an xml backbone, etc) požaduje přípravu a odpovídající softwarové nástroje.
    A: Vyhláška nepřipouští jiné formáty než plný eCTD. Lze uvažovat o zvláštních případech – viz výše (např. návaznost na EU procedury).
  22. Q: Jak bude zacházeno s dokumentací v případě zamítnutí?
    A: Jako dosud, archivace podle standardních postupů.

2. neintervenční studie – nový přístup SÚKL, nový pokyn UST-35 NPS

Připomenutí nové povinnosti držitelů rozhodnutí o registraci předem informovat SÚKL o zahájení a následně o ukončení všech neintervenčních poregistračních studií (§ 92 odst. 12 zákona o léčivech). Byl vydán nový pokyn UST - 35 NPS (zveřejněn na webové stránce). Informace nejsou zaměřeny pouze na NPSB jako tomu bylo dosud, ale na všechny neintervenční poregistrační studie. K efektivnímu zpracování oznamovací povinnosti pro ohlašovatele připraven nový elektronický interaktivní formulář na poskytování požadovaných informací a podkladů SÚKL (odeslání lze provést po podpisu zaručeným elektronickým podpisem). Oznámení mimo jiné rozlišuje typ studie. Ve formuláři odlišení bezpečnostních studií (určené k FV aktivitám) od jiných (určené k EDR aktivitám). Zástupci asociací vyjádřili nesouhlas s postupem SÚKL v případě zveřejnění tohoto pokynu, jelikož nebyla poskytnuta možnost připomínkování. Firmy mají připomínky k obsahu formuláře a použitým termínům, požadavek ještě upřesnění. SÚKL nabídl možnost zaslání připomínek v rámci připomínkování tohoto zápisu.

3. cenová deregulace – oznamovací povinnost výrobců – cena původce.

Přítomní byli upozorněni na povinnost hlášení cen původce, tato informace byla zveřejněna na webu SÚKL dne 2.6.2008.

Zástupci asociací upozornili na opakované problémy s formulářem hlášení – bylo jim doporučeno neprodleně informovat SÚKL o chybách (ALT+PrintScreen, do datové zprávy vložit CTRL-V, zaslat na e-mailovou adresu: tomas.melen@sukl_cz ).

V souvislosti s tímto bodem diskutován problém s platbami přes webové rozhraní. Při vyplnění formuláře a odeslání ke generaci variabilního symbolu se objevuje chybová hláška nebo se objevují jiné částky. Tyto chyby byly již SÚKL identifikovány a odstraněny, v případě výskytu problému opět neprodleně informovat SÚKL – viz výše.

4. verze 2 pokynu UST - 23

Tento bod programu zařazen dodatečně na žádost ČAFF. Z časových důvodů nebyl pokyn diskutován příliš podrobně. Zástupci asociací se shodli v tom, že SÚKL nepostupoval v souladu s dosavadní praxí a neposkytl možnost připomínkovat pokyn před jeho zveřejněním. Firmy vidí prostor na upřesnění.SÚKL vyzval k zaslání připomínek, pokyn bude účinný od 1.8.2008. Připomínky je možné zpracovat v průběhu července.

Zapsala: Koblihová
Ověřila: Tutterova, Melen