Zápis ze schůzky se zástupci Asociací ze dne 5. 11. 2013

Záznam z jednání SÚKL - ČAFF ze dne 5. 11. 2013  

ZÁPIS

SETKÁNÍ SÚKL se zástupci ČAFF

5. 11. 2013 ve 13:00

 

Zúčastnění:

SÚKL: Březovský, Vrubel, Jonášová, Mladá, Lukáčová

ČAFF: Zörner, Čumplová, Řezáčová, Trojanová

 

1. Nabytí účinnosti rozhodnutí a změn 

ČAFF poukazuje na těžkou orientaci v zasílaných dokumentech a špatnou orientaci v termínech, kdy dojde k nabytí účinnosti schválené registrační změny.

SUKL: Přehled vydávaných stanovisek/vyrozumění/rozhodnutí pro národní změny registrace je zveřejněn na webových stránkách Ústavu

http://www.sukl.cz/leciva/prehled-vydavanych-vyrozumeni-rozhodnuti-k-narodnim-zmenam

Názvy jednotlivých vyrozumění a stanovisek odpovídají přesně pojmům stanoveným v nařízení Komise (ES) č. 1234/2008 ve znění nařízení Komise (EU) č. 712/2012, nelze je libovolně měnit na pojmy, které by odpovídaly terminologii v předchozí právní úpravě národních změn registrací. Pro snadnější identifikaci zaslaného dopisu je na webu zveřejněn výše zmiňovaný dokument. 

Pokud je žádost v případě změny typu IB či II validní, obdrží žadatel e-mail se zaručeným elektronickým podpisem, kde je v příloze dokument, který informuje o validitě žádosti (potvrzení přijetí platného oznámení/platné žádosti), přičemž v samotném e-mailu je již nyní uvedeno datum dne 30 (IB změna)/59 (II změna), do kterého by měl žadatel obdržet vyrozumění o přijetí žádosti či stanovisko s připomínkami a žádostí o doplnění. Model je proto velmi podobný jako v případě MRP změn registrací, informace o validitě žádosti i o nejbližším dnu harmonogramu žadatel obdrží v rámci jednoho e-mailu. Model, který je v rámci této otázky navržen, je již od začátku aplikován, pouze na základě připomínek držitelů je upravována terminologie.

 

Co se týká zasílání vyrozumění o přijetí změny, dle nařízení Komise (ES) č. 1234/2008 ve znění nařízení Komise (EU) č. 712/2012 příslušný orgán (SÚKL)

  • do 30 dnů od přijetí oznámení (přijetí změny typu IA),
  • do 30 dnů od potvrzení přijetí platného oznámení (validace změny typu IB),
  • do 60 dnů od potvrzení přijetí platné žádosti (validace změny typu II)

informuje o přijetí či zamítnutí změny, případně u změn typu IB a II zašle stanovisko s připomínkami či žádost o doplnění.

Z nařízení tudíž nevyplývá, že SÚKL by měl držitele rozhodnutí o registraci informovat přesně v den 30/60.

 

Co se týká data revize:

Vyrozumění o přijetí změny, které se zasílá e-mailem – pokud se mění texty, je třeba texty k tomuto vyrozumění přiložit, a to s datem revize:

IA – datum implementace změny v minulosti (pokud je změna již implementovaná)

Ostatní změny – datum, kdy se vyrozumění o přijetí změny odesílá, ideálně den 30 (IB změna)/den 90 (II změna). 

Následně se vydává vyrozumění o znění textů nebo rozhodnutí (zasílá se do datové schránky nebo poštou) – zde je třeba nechat v textech datum revize, které bylo v textech, které odešly s vyrozuměním o přijetí změny e-mailem. Při přechodu na toto nové nastavení se vyskytlo několik nesrovnalostí, co se týká data revize, za což se omlouváme. Proto pokud Vám bylo dodáno vyrozumění o znění textů nebo rozhodnutí s jiným datem revize, než jaké jste obdrželi e-mailem, prosíme Vás, abyste si zažádali o opravu textů (zdarma), pokud Vám toto datum revize činí problémy.

 

Ohledně problematiky elektronických podpisů SÚKL informuje o povinnosti používat při oficiální komunikaci se SÚKLem  e-mail se zaručeným elektronickým podpisem.

Tato povinnost vyplývá z § 37 odst. 4 správního řádu.

Držitelé rozhodnutí o registraci o této povinnosti byli informováni na registračním semináři v červnu 2013 a také jsou průběžně informováni pracovníky SÚKLu v rámci běžících správních řízeních. Ústav stanovil přechodné období do konce roku 2013.

 

Od 1.1.2014 bude akceptována předkládaná dokumentace pouze následující formou:

Možnosti držitele rozhodnutí o registraci

Jak je možné předkládat doplnění v rámci národních procedur:

  • předložit na CD/DVD s originálně podepsaným průvodním dopisem od zmocněné osoby,
  • zaslat na e-podatelnu posta@sukl_cz při velikosti do 15 MB (se zaručeným elektronickým podpisem zmocněné osoby),
  • zaslat do datové schránky Ústavu při velikosti do 10 MB zmocněnou osobou,
  • zaslat e-mailem se zaručeným elektronickým podpisem zmocněné osoby (obecná adresa: nar@sukl_cz).

Jak je možné předkládat doplnění v rámci MR/DC procedur:

  • předložit na CD/DVD s originálně podepsaným průvodním dopisem od zmocněné osoby,
  • zaslat na e-podatelnu posta@sukl_cz při velikosti do 15 MB (se zaručeným elektronickým podpisem zmocněné osoby) ,
  • zaslat do datové schránky Ústavu při velikosti do 10 MB (se zaručeným elektronickým podpisem zmocněné osoby) ,
  • zaslat e-mailem se zaručeným elektronickým podpisem zmocněné osoby (obecná adresa: mrp@sukl_cz ),
  • zaslat přes eudralink.

Výše uvedené platí pro všechny regulované subjekty jak národní, tak zahraniční.

 

2. Nutnost podávání změn pro přípravky, pro které platí nadále (i přesto, že se jedná o generika) povinnost předkládat PSURy (uvedno v EURDL listu) - z důvodu harmonizace formátu data DLP (měsíc-rok) s datem uvedeným v EURDL (den-měsíc-rok).

ČAFF: Jaké je stanovisko SÚKLu, bude požadovat v tomto případě předkládat změny v registraci?

SÚKL: Novela ZoL ruší povinnost předkládat PSURs uvedenou před tím v rozhodnutí o registraci pro LP, které nadále dle EURD list nemusí PSURs předkládat. V těchto případech tedy MAH nemusí žádat o změnu registrace. Ovšem LP, které dle EURD list mají dále předkládat PSURs (jinak než dosud), mají harmonizaci  předkládání zajistit změnou typu IAin. Povinnost předkládat PSUR je v rozhodnutí o registraci fomulována jako odkaz na EURD list, tak aby nebylo nutné podávat žádost o změnu při každé změně v EURD listu.

U přípravků registrovaných cestou MRP/DCP-CMS se předkládají PSUR dle toho, jak určí RMS, a v rozhodnutí o registraci je toto uvedeno.

 

3. Ochranné prvky

ČAFF: Uvažuje SÚKL o možnosti nepodávat v těchto případech změny v registraci?

SÚKL: V současné chvíli není zřejmá konkrétní podoba ochranných prvků, ani seznam léčivých přípravků, které je povinně ponesou nebo nemoho nést.  SÚKL bude postupovat v souladu s plánovaným prováděcím aktem EK, který dosud nebyl zveřejněn.  V tuto chvíli o možnosti nepodávat změny neuvažujeme, ale budeme respektovat dohodu členských států. Držitelé budou včas informováni prostřednictvím webu SÚKL.

 

4. Spisová značka na schválených obalech

ČAFF: Proč do datové schránky chodí texty bez sp. zn. a texty zaslané se schválením změny mailem spisovou značku obsahují? Mohla by být na obalech vždy uváděna sp. zn.?

SÚKL: Systém byl nastaven tak, že e-mailem by měly chodit texty bez spisové značky, do datové schránky naopak texty se spisovou značkou. Texty zasílané současně s vyrozuměním o přijetí změn necháváme v track verzi a bez označení spisovou značkou, protože někteří držitelé rozhodnutí o registraci využívají možnosti texty následně po tomto zaslání ještě drobně formálně upravit, nebo nestihnou před zasláním tohoto vyrozumění o přijetí změn texty dopodrobna přečíst, a proto je od nich nemáme ke dni 30 ještě odsouhlasené. Pokud jsme obdrželi schválení změněných textů ještě před zasláním vyrozumění o přijetí změn, do textů zasílaných spolu s vyrozuměním o přijetí změn spisovou značku doplňujeme, protože do těchto textů nebude již z žádné strany dále zasahováno.

Označení na obalech spisovou značku neobsahují, protože SÚKL nemá dle § 32 odst. 1 zákona o léčivech povinnost o těchto textech ani informovat (jako v případě SmPC), ani je zveřejňovat ve svém informačním prostředku (jako v případě PIL). Označení na obalech tedy SÚKL spolu s vyrozuměním zasílá pouze z důvodu jednotnosti, není to však jeho povinností.

 

5. Registrační poplatky za změny vyžádané novou legislativou (předložení souhrnu k PSMF, změna frekvence či data předložení PSURů, přidání či vymazání černého symbolu u produktů vyžadujících další sledování, vložení prohlášení o hlášení N.Ú.)

ČAFF: EMA díky updatu příslušné legislativy o náhradách za změny zprostila u CP produktů tyto reg. změny  plynoucí z nové legislativy poplatků. Zároveň upravuje a diferencuje dle druhu LP roční udržovací poplatky. Chtěli bychom tuto otázku otevřít před vydáním novelizované vyhlášky o úhradách.

SÚKL: Dne 15. 10. 2013 nabyla účinnosti novela náhradové vyhlášky. Zpoplatněny jsou všechny změny v registraci, protože na rozdíl od EMA nedošlo v rámci nové farmakovigilanční legislativy k navýšení ročních udržovacích plateb. Z naší strany je snaha o rychlejší realizace i při stále větší administrativní zátěži. Diskuzi se nebráníme, budeme vyhodnocovat všechny dopady v dlouhodobém časovém horizontu.

 

6. Lhůty

ČAFF: Slib SÚKLu, že bude dodržovat předepsané termíny nebyl naplněn a stále dochází k prodlevám ze strany SÚKLu (zejména nové registrace/národní fáze a prodloužení).Pokud podáme prodloužení v předepsaném termínu s aktuálně připravenými texty, jak je možné, že za 3 roky dostaneme v DL připomínku, že texty nejsou aktuální a požadavek na úpravu dle právě platné šablony? Z naší strany je dodržení 180 dnů na doplnění dokumentace vyžadováno, i když SÚKL zahájí posuzování prodloužení po několika letech.

SÚKL:

a) Jsme si je vědomi prodlev ve vyřizování žádostí o národní prodloužení. V tuto chvíli jsou připravována opatření k zefektivnění vyřizování předložených žádostí.

Povinností držitele rozhodnutí o registraci je pravidelně aktualizovat texty podle platných QRD šablon. Protože u předcházejících verzí šablon nebyl dán termín, do kdy má držitel aktualizaci provést, držitel má možnost na připomínky odpovědět, že v tento okamžik texty nebude podle nové šablony aktualizovat, ale že aktualizaci provede v rámci budoucí plánované změny. Požadavek na aktualizaci textů v rámci prodloužení byla z naší strany snaha, aby schválené texty odpovídaly nyní platným QRD šablonám. Pro verzi 3.0, 04/2013 však harmonogram implementace EK stanoven je.

SÚKL na svém webu zveřejnil následující informaci:

Registrované léčivé přípravky

Ústav doporučuje implementovat novou QRD šablonu co nejdříve, nejpozději však do 2 let od data vydání nové QRD šablony (tj. do dubna 2015) pro léčivé přípravky s regulační aktivitou (tj. s předloženou či plánovanou textovou změnou/prodloužením) a nejpozději do 3 let (tj. do dubna 2016) u léčivých přípravků bez regulační aktivity.

 

b) u MRP/DCP LP k takovým prodlevám nedochází a ve většině případů jsou žádosti vyřizovány

 

Nové registrace u MRP/DCP LP – národní fáze:

Pokud žadatel předloží české texty do 7 pracovních dnů a splňují náležitosti (dle Best practice guide on the submission of high quality national translations CMDh/255/2012/Rev0), snaží se SÚKL udělit registraci LP v co možná nejkratším termínu. Bohužel dochází ke zdržení z důvodů nekvalitních překladů  a tím následnou administrativou ke zdržení.

ČAFF: Jsme si vědomi tohoto nedostatku, budeme apelovat na všechny asociace. 

 

7. Fixní kombinace

ČAFF: Část Evropy má s tímto typem registrace problém. Autority v SI a CZ požadují pro schválení vlastní pre- a klinická data, což může vést a v CZ již vedlo ke stahování žádostí o registrace v průběhu procedury. Proč SÚKL nyní nově vyžaduje vlastní preklinická a klinická data?

SÚKL: Téma žádostí o fixní kombinace podle článku 10b směrnice je aktuálně řešeno na evropské úrovni, a to na podnět EK, která si vyžádala revizi pokynů “CHMP Guideline on clinical development of fixed combination medicinal products (CHMP/EWP/240/95 Rev. 1 – currently under revision)”:

SÚKL si je plně vědom naléhavé potřeby sjednotit přístup jednotlivých členských států k požadované dokumentaci k tomuto typu žádostí. SÚKL se aktivně účastní diskuse na toto téma a bude samozřejmě postupovat podle finálních závěrů na evropské úrovni.

V současné době SÚKL reflektoval jednoznačné, opakovaně komunikované, stanovisko EK, požadující úplná preklinická a klinická data, týkající se kombinace.

 

8. PIL

ČAFF: Nebylo by možné zvážit výmaz odstavce o zaregistrovaných MRP/DCP produktech v členských státech EU? Možná je to téma na jednání CMDh. Kdo je nyní, během absence Dr. Vokrouhlické členem za CZ?

SÚKL OKR: V nepřítomnosti MUDr. Jitky Vokrouhlické se jednání CMDh účastní CMDh alternát Ing. Pavla Rakušanová.

Povinnost uvádět názvy léčivého přípravku v členských státech v příbalové informaci ukládá článek 59 Směrnice Evropského parlamentu a Rady, v souladu s tím je příloha 4 Vyhlášky 228/2008 Sb., „Obsah a členění příbalové informace“, bod r).  Odstavec s názvy registrovaných LP v EU je proto zahrnut do QRD šablony. SÚKL přítomnost informací považuje za přínosnou a o odstranění odstavce s názvy zaregistrovaných MRP/DCP přípravků v členských státech EU neuvažuje.

 

Dle Směrnice Evropského parlamentu a Rady článek 59:

1. Příbalová informace musí být vypracována v souladu se souhrnem údajů o přípravku; musí obsahovat následující údaje v uvedeném pořadí:

g) pokud je léčivý přípravek registrován podle článků 28 až 39 v dotčených členských státech pod různými názvy, seznam názvů registrovaných jednotlivými členskými státy.

 

Doplnění po schůzce:

Koordinátoři přistupují k povinnosti uvádět názvy léčivého přípravku v členských státech v příbalové informaci konzistentně. Přítomnost informace je obecně vyžadována dle legislativy, jak bylo prezentováno na úterním setkání. Nicméně pokud Referenční členský stát v rámci žádosti o novou registraci neuvede v common PIL požadavek na doplnění údajů na národní úrovni či přímo seznam názvů LP – poruší tak plnou implementaci QRD šablony. CZ respektuje tento postup a na uvedení názvů LP v závěru PIL netrvá.

Stejný přístup je aplikován, i pokud dojde k odstranění této informace v rámci následné změny.

 

9. Požadavek na stahování z trhu po změně (např. shelf life, Rx vs OTC)

ČAFF: Neuvažuje SÚKL o přehodnocení přístupu v této věci? V ostatních zemích EU se musí stahovat z trhu jen v případě safety změn.

SÚKL: Změn v registraci je podávána celá řada, SÚKL jen u části z nich přistupuje ke stahování léčivých přípravků z trhu. SÚKL omezuje uvádění na trh, distribuování, dodávání do oběhu, vydávání, případně i používání při poskytování zdravotní péče a v některých případech rovněž požaduje postupné stahování pouze u změn registrací, které mají bezpečnostní charakter a  nebo u změch změn, kdy není možné připustit souběh dvou verzí léčivých přípravků, tj. u změn způsobu výdeje, zkrácení doby použitelnosti a u poreferralových změn. V těchto případech vždy SUKL posuzuje nutnost zajistit dostupnost léčebné péče  pro pacienty tak, aby nedošlo k přerušení léčby, a současně aby byla vzata v potaz minimalizace rizik plynoucích z dané změny v registraci. Individuální posouzení dané situace tak vychází z povahy změny(bezpečnostní, změna způsobu výdeje) a z možných rizik spojených s ponecháním původní verze léčivého přípravku na trhu. Individuální posouzení tak umožňuje zajistit pro pacienty bezpečná a jakostní léčiva, využít stávající zásoby na trhu v co nejširší míře, umožnit případně přebalení stažených šarží (prodloužení doby použitelnosti) nebo postupné stahování šarží dosahujících konce zkrácené doby použitelnosti.

 

10. Vydávání certifikátů SVP v návaznosti na "ukončení změny na národní úrovni"

ČAFF respektuje zaslání informace o znění textů v souvislosti s uskutečněním malé změny registrace

Problém nastává v souvislosti s vydáváním certifikátů SVP, pokud o certifikát firma zažádá sice po schválení změny (=datum ukončení v RMS), ale před zasláním informace o znění textů, která může být u IA změny zaslána až do 6 měsíců a tedy před aktualizací schválení změny v databázi SÚKL. Pokud má předmětná změna v registraci vliv na certifikát SVP (např. změna výrobce - releaser) a není změna "ukončena" zasláním informace o znění textů, takže nelze, dle SÚKL, vydat certifikát SVP v souladu s příslušnou (schválenou) změnou. Z pohledu výroby a implementace je změna schválena, pro vydání certifikátu SVP ovšem schválena není - problému lze předejít pouze požádáním SÚKLu na rychlé vyřízení, resp. zaslání informace o znění textů - viz níže.  

"Váš dotaz byl konzultován s vedoucí a bohužel dle stávajícího sytému není možný jiný postup pro vydání certifikátů SVP, kde Vám vzniknul problém. Abychom předešli společně těmto možným komplikacích, tak bych Vás požádala jakmile Vám skončí v RMS jakákoliv změna, která bude mít  vliv na změnu výrobce/propouštěče, abyste si požádali o její rychlé vyřízení  s uvedením důvodu (vydání certifikátu atd..). Samozřejmě se Vám pokusíme tyto změny vyřídit v nejkratším termínu, jaký bude možný".

Bude tento postup platit obecně?

SÚKL: Certifikát je možné danému léčivému přípravku vystavit v okamžiku, kdy je k dispozici definitivní verze textů(podle typu žádosti o změnu), které jsou rovněž součástí dokumentace, kontrolované v souvislosti s vydáváním certifikátu CPP.   Dokud není k dispozici definitivní dokumentace, není ukončeno řízení  - nelze  certifikát vydat. V případě časové tísně na vydání certifikátu, je vhodné tuto skutečnost v žádosti o certifikát uvést a dále uvést odkaz na konrétní řízení o změně.

 

11. RMP se závazkem vypracování edukačních materiálů pro odbornou veřejnost nebo pro pacienty

ČAFF: Kdy má být tento materiál předložen ke schválení SÚKLu? V rámci probíhající registrace (v evropské či národní fázi) nebo až po schválení registrace před launchem přípravku (tedy načasovat tak, aby schválení materiálu předcházelo uvedení přípravku na trh)? Zaznamenali jsme v této problematice nejednotný přístup SÚKlu.

SÚKL: Pokud je registrován LP, který má dle RMP mít edukační materiály, spočívá vhodné naplnění tohoto závazku v tom, aby byly edukační materiály připraveny a distribuovány společně s prvním uvedením LP na trh. Tomu by mělo být rozumně přizpůsobeno načasování předložení edukačního materiálu ke schválení SÚKL. Vzhledem k tomu, že bude-li podmínkou registrace distribuce edukačních materiálů současně s uvedením LP na trh, je v zájmu MAH, aby české edukační materiály předložil ke schválení SÚKL v takovém předstihu před plánovaným uvedení LP na trh, aby bylo dost času na event. připomínkování textů, finální schválení a jejich výrobu.

 

12. Kdy a jak musíme implementovat novou QRD šablonu u léčivých přípravků, které nepodléhají dalšímu sledování?

 

Doplnění po schůzce:

Zveřejněná informace: http://www.sukl.cz/leciva/kdy-a-jak-musime-implementovat-novou-qrd-sablonu-u-lecivych?highlightWords=implementace+QRD+%C5%A1ablon

Registrované léčivé přípravky

Ústav doporučuje implementovat novou QRD šablonu co nejdříve, nejpozději však do 2 let od data vydání nové QRD šablony (tj. do dubna 2015) pro léčivé přípravky s regulační aktivitou (tj. s předloženou či plánovanou textovou změnou/prodloužením) a nejpozději do 3 let (tj. do dubna 2016) u léčivých přípravků bez regulační aktivity.

Implementaci nové QRD šablony je možné provést při jakékoli textové změně typu IB či II kategorie „C“ (bezpečnostní změny, změny v účinnosti, farmakovigilanční změny) nebo v rámci prodloužení.

Samostatně lze QRD šablonu implementovat:

  • Přidání „hlášení nežádoucích účinků“ (tzn. aktualizace šablony z původní verze z roku 2011 na verzi z roku 2013): změna typu IAIN C.I.z (dle článku 5 Nařízení Komise (ES) č. 1234/2008 - http://www.hma.eu/293.html).  
  • Ostatní implementace QRD šablony (např. aktualizace šablony zveřejněné před rokem 2011 na verzi z roku 2013): změna typu IB C.I.z.

Platné QRD šablony pro centralizovaně registrované přípravky a pro léčivé přípravky registrované MRP/DCP/referraly, které platí také pro národně registrované přípravky, jsou zveřejněny na stránkách Evropské agentury pro léčivé přípravky:

http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/regulation/document_listing/document_listing_000134.jsp&mid=WC0b01ac0580022c59

 

Bohužel v tomto případě nejsou v souladu pravidla aplikovaná EMA pro Centralizovaně registrované LP (EMA/144772/2013 http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Regulatory_and_procedural_guideline/2009/10/WC500004704.pdf) a pro MRP/DCP LP. Z tohoto důvodu mohlo dojít k nepřesnostem v interpretaci. Při zveřejnění informací Ústav postupoval na základě doporučení CMDh pro MRP/DCP LP Questions&Answers2.11., 3.16 (http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/Human_Medicines/CMD_h_/Questions_Answers/CMDh_132_2009_Rev23_-_2013_10_clean.pdf) a dle Art. 5 (http://www.hma.eu/293.html)

 

C.I.z

07.06.2013

Inclusionofthestatementsof ADR reporting.

Note: Thisvariationcoversthesituationwheretheinclusionof ADR reporting is not done as part ofanotherregulatoryprocedure (e.g. renewalorvariationprocedureaffectingtheproductinformation).

IAIN

N/A

 

Zapsala: Matoušková Martina